Organizzare un meeting a Roma, e scegliere una sala che si adatti perfettamente alle nostre esigenze, non è sempre così semplice come lo si pensi anzi, nella maggior parte dei casi, ci si affida ad esperienze di amici o colleghi che in precedenza si sono trovati a loro agio nella scelta di una location per il loro evento. Ma come possiamo essere davvero sicuri che la stessa sala meeting possa davvero fare al caso nostro? E se per esempio il numero dei partecipanti fosse diverso? O se le tematiche trattate fossero completamente estranee al contesto?

3L’errore che viene commesso più spesso, infatti, è proprio quello di non “immaginare” lo svolgimento dell’evento all’interno di un’ambientazione che si adatti in maniera perfetta al tema trattato e che possieda tutte le caratteristiche tecniche/organizzative per rendere l’incontro assolutamente unico nel suo genere.

Indipendentemente che si tratti di un semplice corso di formazione/aggiornamento o di un congresso internazionale, l’obiettivo dell’evento è sempre quello di lasciare una traccia indelebile sia dal punto di vista professionale che da quello emotivo/emozionale. Un esempio? Quanto sarebbe coinvolgente un meeting organizzato all’interno di una sala affrescata del ‘600 rispetto ad un open space in stile moderno e lineare? A voi la risposta.

Sala meeting a Roma: come scegliere?

Quali saranno gli elementi caratteristici del nostro meeting? Quali informazioni dobbiamo fornire e quali domande porre per capire se la location che stiamo scegliendo è effettivamente quella adatta alle nostre esigenze?

  1. Indicare alla struttura la data scelta per il vostro meeting: anche se sembra un’informazione di poco conto, la scelta della data è un elemento fondamentale per la buona riuscita del vostro meeting. Ad esempio, se fosse un giorno particolarmente a ridosso di festività o di eventi importanti nella città di Roma, potreste incontrare problemi di disponibilità. E’ importante, in questo caso, programmare il vostro evento con sufficiente anticipo.
  2. Indicare le tematiche trattate ed il numero di partecipanti previsti/coinvolti: le strutture che mettono a disposizione le sale meeting devono avere un’idea molto chiara non solo del numero di postazioni che verranno occupate all’interno della sala stessa ma dovranno selezionare l’ambientazione più idonea in merito ai temi trattati dall’evento.
  3. Indicare la durata del meeting: sapete già orientativamente quanto durerà il vostro incontro? Bene, comunicatelo alla struttura tenendo sempre presente che riunioni/congressi/meeting troppo lunghi perdono di efficacia con il trascorrere dei minuti. Se questo fosse il vostro caso, informatevi se la struttura è in grado di fornire un servizio di coffee break (o simili) che funga da intermezzo o momento relax.
  4. Indicare alla struttura la tipologia di meeting e le attrezzature tecniche necessarie: come è facile immaginare, un’ambiente può essere modulato per accogliere diverse tipologie di eventi. Dal corso di formazione, al congresso nazionale/internazionale, dal corso di aggiornamento ad una “semplice” riunione tra colleghi. Per ciascun caso, ovviamente, la sala dovrà essere attrezzata sia dal punto di vista tecnico (necessità di tv, computer, linea internet, lavagna a fogli mobili, schermo,etc.) che da quello logistico (tavoli disposti a ferro di cavallo, in modalità banchi scuola, platea, tavoli per relatori, distribuzione gadget,etc.). Più sarete dettagliati in tal senso e più sarà facile allestire l’ambiente secondo le vostre esigenze.

Per concludere è naturale soffermarsi su un aspetto imprescindibile per la scelta della vostra sala meeting a Roma: la bellezza e l’originalità dell’ambiente. Consultate la nostra pagina dedicata agli spazi di i-WorkinRome o iniziate ad “immaginare” il vostro meeting richiedendo informazioni nella nostra apposita sezione Organizza il tuo meeting a Roma.

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